รู้หรือไม่ Did you know?: Google Calendar สามารถช่วยบริหารจัดการเวลาให้กับองค์กรหรือทีมงานได้ง่ายๆ เพียงแค่ต่ออินเตอร์เน็ต

สวัสดีครับ วันนี้ พี่ TechTalk ขอแนะนำ Google Calendar ผู้ช่วยมือโปรในการจัดตารางเวลาให้กับเรา สามารถกำหนดกิจกรรมที่จะทำลงไปได้ทำให้เราได้เห็นอย่างชัดเจน เปลี่ยนแปลงข้อมูล ใส่สีสันได้ตามใจเราเพื่อบ่งบอกถึงความเป็นตัวของคุณ -- คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับ สถช.

การจัดการเกี่ยวกับปฏิทินกิจกรรมของผู้บริหาร เป็นการบริหารเวลาการปฏิบัิตประจำวันของผู้บริหารแต่ละคนในองค์กร/หน่วยงาน ที่ครอบคลุมเรื่องเกี่ยวกับกิจกรรมที่ต้องทำประจำวัน การประชุม การนัดหมายกับบุคคลสำคัญภาพนอกหน่วย ผู้ช่วยต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้บริหารจะยังอยู่ในตารางงานโดยเฉพาอย่างยิ่งการเปลี่ยนแปลงหรือการยกเลิกใดๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่องานส่วนอื่นๆ และไม่ควรมีแก้ไขกำหนดการบ่อยครั้ง ทั้งนี้โดยปกติผู้บริหารมักจะแจ้งผู้ช่วยในการจัดการตารางงานด้วยวาจา นั้นคือ การดูแลให้สามารถจัดการปฏิทินผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นขึ้นอยู่กับการสื่อสารในที่สุด ซึ่งโดยปกติการจัดการเกี่ยวกับปฏิทินกิจกรรมของผู้บริหารนี้จะใช้เวลาอย่างน้อยหนึ่งในสามของวันในการจัดตารางเวลาสำหรับผู้บริหาร รวมถึงการดูแลตารางเวลาสำหรับผู้บริหารทำกิจกรรมต่างๆ นอกเหนือจากการประชุม

:: เกี่ยวกับ Google Calendar ::

Google Calendar คือ บริการปฏิทินแบบออนไลน์ของ Google ซึ่งทำให้คุณสามารถเก็บข้อมูลเหตุการณ์ต่างๆ รวมไว้ในที่เดียวกันได้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างกำหนดการนัดหมายและกำหนดเวลาเหตุการณ์ต่างๆ สามารถส่งข้อความเชิญ สามารถใช้ปฏิทินร่วมกับเพื่อนร่วมงาน และ ค้นหาเหตุการณ์ต่างๆ ได้

:: จุดเด่น Google Calendar ::

1. เป็นบริการออนไลน์และให้บริการฟรี
2. ที่แสดงตารางกิจกรรมได้หลายรูปแบบ
3. มีการแจ้งเตือนผ่านทางโทรศัพท์เคลื่อนที่
4. ใช้งานได้ง่ายและสะดวก
5. ใช้ได้ทั้งแบบออนไลน์ และ ออฟไลน์ - ใช้บริการนี้ได้ทุกที่ที่มีอินเตอร์เน็ต หรือ เปิดดูปฏิทินฉบับอ่านอย่างเดียวแบบออฟไลน์ได้

:: ขั้นตอนการใช้งาน ::

1. เปิดเว็บเบราว์เซอร์ พิมพ์ google
2. คลิกเมนูด้านขวามือ
3. เลือกเมนู Calendar
4. คลิก + เพิ่มปฏิทินที่ปฏิทินอื่นๆ 
5. เลือกเมนู “สร้างปฏิทินใหม่”
6. พิมพ์ชื่อปฏิทินที่ต้องการ เช่น ผู้บริหาร 1 ที่ช่อง ชื่อ
7. กดปุ่ม “สร้างปฏิทิน”
8. จะปรากฏข้อความ สร้าง “...” เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก “กำหนดค่า”
9. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ให้เป็นสาธารณะ
10. กดปุ่ม "ตกลง"
11. เพิ่มบุคคลใช้ปรับปรุงข้อมูลปฏิทินร่วมกัน
12. พิมพ์ e-mail Google Account บุคคลเข้าร่วม กดปุ่ม “ส่ง”
13. กำหนด “กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง” ปุ่ม หลัง e-mail ที่ต้องการ
14-15 สามารถ สำเนาโค้ด URL สาธารณะ หรือ โค้คสำหรับฝัง ที่ระบบให้มาไปวางไว้ที่เว็บไซต์ของหน่วยงาน หรือ
16. คลิกปุ่ม “ปรับแต่ง” โค้คสำหรับฝัง เพื่อรวมปฏิทินมาแสดงในหน้าเดี่ยว
17. สำเนาโค้ดสำหรับฝัง ด้านบน
18. เปิด Google site URL https://sites.google.com
19. เลือก Black
20. คลิก “Your page title” เปลี่ยนชื่อ page
21. เลือก ไอคอน "< > Embed"  จะปรากฏ popup “Embed from the web” ให้เลือกเมนู Embed Code 
22. วางโค้ดที่สำเนาในช่องว่าง กดปุ่ม Next 
23. ดูผลลัพธ์ กดปุ่ม Insert
24. ปรับแต่งขนาดการแสดงผลปฏิทินตามความต้องการโดยคลิกที่ปุ่ม
25. กดปุ่ม  "Publish" มุมบนขวา
26. กดปุ่มรูป  "คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน" มุมบนขวา เพื่อดูการแสดงผล

:: ผลลัพธ์ ::

การแสดงผลข้อมูลของปฏิทินบน Site จะปรับปรุงข้อมูลอัตโนมัติ ตามที่มีการปับปรุงเนื้อหาที่ปฏิทินต้นทาง

นอกจากนั้น ยังสามารถตั้งค่าการแสดงผลได้ 3 มุมมอง คือ แผนงาน รายเดือน และรายสัปดาห์ 

สามารถดูตัวอย่างงาน ปฏิทินกิจกรรมผู้บริหาร และ สถาบันฯ (สถช.) แสดงผล 3 มุมมอง คือ รายเดือน รายสัปดาห์ และแผนงาน ที่ URL Link https://cttc.rmutl.ac.th/page/cttc-calendar

:: ประโยชน์ของ Google Calendar ::

1. เสียเวลาน้อยลงกับการจัดการกำหนดการ -  ช่วยให้เสียเวลาน้อยลงกับการจัดการกำหนดการ และใช้เวลาลงมือทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น
2. วางแผนล่วงหน้าได้อย่างรวดเร็ว - สามารถวางแผนล่วงหน้าด้วยมุมมองแบบเดือน และสัปดาห์ เปลี่ยนไปดูวันไหนก็ได้อย่างรวดเร็ว และดูว่าคุณว่างหรือไม่ว่าง ด้วยมุมมองแบบวันและสัปดาห์
3. ดูได้หลายมุมมอง -  สามารถดูได้ทั้งมุมมองแบบวัน สัปดาห์ เดือน และแบบแผนงาน รวมถึงคำเชิญร่วมเพื่อนเข้าร่วมกิจกรรม
4. แจ้งเตือนทางอีเมล์ - สามารถกำหนดให้แจ้งเตือนทางอีเมล์ได้ หรือไม่ต้องแจ้งก็ได้
5. ใช้ปฏิทินร่วมกันได้กับเพื่อน - กำหนดสิทธิ์ให้ใครสามารถใช้ได้หรือไม่ อีกทั้งแสดงสถานะว่าง/ไม่ว่างของเรากำลังอยู่ในช่วงเวลานั้นๆ

สุดท้ายนี้ พี่ TechTalk หวังว่า Google Calendar จะเป็นเครื่องมือช่วยให้เพื่อนๆ สามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างอิสระนะครับ

ติดตามเรื่องราวเทคโนโลยีดีๆ กับพี่ TechTalk ในคอลัมน์ #คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับ สถช. ได้ทุกสัปดาห์นะครับ

#คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับสถช. #รู้หรือไม่? #DidYouKnow? #สถาบันถ่ายทอดเทคโนโลยีสู่ชุมชน #GCalendar #ปฏิทิน #ปฏิทินสถาบัน

ที่มา:

• Google Calendar (https://www.google.com/intl/th/calendar/about/)
• การใช้งาน GOOGLE CALENDAR (http://web.sut.ac.th/g/index.php/documentation/google-calendar#:~:text=Google%20Calendar%20คือ%20บริการปฏิทิน,กว่าโปรแกรมที่อยู่ใน)
• google Calendar (https://sites.google.com/site/ggcldz/)

คลังรูปภาพ : คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับ สถช. -- GCalendar for team

ที่มา : รู้หรือไม่ Did you know?: Google Calendar สามารถช่วยบริหารจัดการเวลาให้กับองค์กรหรือทีมงานได้ง่ายๆ เพียงแค่ต่ออินเตอร์เน็ต